سود و زیان مرکب در مدیریت مدرسه؛ چگونه یک کار خوب، کارهای بعدی را آسانتر میکند؟
در مدیریت مدرسه، یک کار درست میتواند پایهای برای سادهتر شدن چندین کار بعدی باشد. ثبت دقیق اطلاعات، کاهش دوبارهکاری و استفاده مجدد از اطلاعات، به صرفهجویی در زمان و کاهش خطا کمک میکند. در این مقاله با مفهوم سود و زیان مرکب در مدیریت مدرسه و تأثیر آن بر برنامهریزی و کارهای روزمره مدرسه آشنا میشویم.
اگر مدیر یا معاون مدرسه باشید، احتمالاً بارها این اتفاق برایتان افتاده است:
یک کار را انجام میدهید، اما هنوز چند کار دیگر به آن وابسته است.
مثلاً برنامه هفتگی مدرسه را تنظیم میکنید؛ بعد باید برنامه معلمان را آماده کنید، برنامه کلاسها را بررسی کنید، خروجی بگیرید، دفتر حضور و غیاب معلمان را آماده کنید و در طول سال هم چند بار به اطلاعات قبلی مراجعه کنید.
اینجاست که یک سؤال مهم مطرح میشود:
آیا هر کاری که در مدرسه انجام میدهیم، فقط برای همان لحظه است یا میتواند کارهای بعدی را هم آسانتر کند؟
این سؤال به یکی از مفاهیم جالب در مدیریت میرسد: اثر مرکب.
ما معمولاً «سود مرکب» را با سرمایه و پول میشناسیم، اما ایده اصلی آن در بسیاری از زمینهها قابل استفاده است؛ نتیجهای که امروز ایجاد میکنیم، میتواند خودش زمینهساز نتیجه بعدی شود.
در مدیریت مدرسه هم زمان، اطلاعات، نظم و انرژی مدیر و معاون نوعی سرمایه هستند.
اگر از این سرمایهها درست استفاده کنیم، یک کار خوب میتواند زمینهساز چند کار خوب دیگر شود.
سود مرکب در مدیریت مدرسه یعنی چه؟
برای اینکه موضوع سادهتر شود، تصور کنید یک مدرسه بتواند هر بار فقط مقدار کمی از زمان انجام کارهای اداری را کاهش دهد.
مثلاً یک فرآیند که قبلاً ۳۰ دقیقه زمان میبرد، حالا ۲۰ دقیقه طول بکشد.
شاید این ۱۰ دقیقه در نگاه اول خیلی مهم نباشد.
اما اگر همان کار بارها در طول سال تحصیلی تکرار شود، این زمانهای کوچک روی هم جمع میشوند.
حالا اگر همین اتفاق برای چند کار دیگر مدرسه نیز رخ دهد، صرفهجویی دیگر چند دقیقه نیست.
زمان قابل توجهی برای مدیر، معاون و کارکنان مدرسه آزاد شده است.
این همان جایی است که میتوان از مفهوم سود مرکب در مدیریت مدرسه صحبت کرد.
یک کار خوب، فقط همان یک کار نیست
یکی از تجربههای جالب در مدیریت مدرسه این است که بعضی کارها به شکل زنجیرهای به یکدیگر متصل هستند.
برای مثال، اطلاعاتی که برای برنامهریزی هفتگی مدرسه آماده میکنید، فقط برای چاپ یک جدول برنامه هفتگی کاربرد ندارد.
اگر اطلاعات کلاسها، معلمان، درسها و ساعات مدرسه درست و منظم باشند، میتوان از آنها برای تهیه خروجیهای مختلف نیز استفاده کرد.
مثلاً:
-
برنامه مدرسه و کلاسها
-
برنامه هر معلم
-
برنامه درسها
-
بررسی وضعیت برنامه هفتگی
-
استفاده از اطلاعات برنامه در برخی کارهای اداری بعدی
پس یک کار درست، چند نتیجه ایجاد میکند.
به همین دلیل در مدیریت مدرسه بهتر است فقط نپرسیم:
«این کار چقدر زمان میبرد؟»
بلکه یک سؤال دیگر هم بپرسیم:
«نتیجه این کار در چه کارهای دیگری قابل استفاده است؟»
برنامه هفتگی مدرسه؛ یک نمونه واقعی از اثر مرکب
برنامه هفتگی مدرسه یکی از کارهایی است که اگر درست انجام شود، اثر آن فقط به همان برنامه محدود نمیشود.
فرض کنید اطلاعات کلاسها و معلمان را آماده کردهاید، ساعات مدرسه مشخص است و ابلاغ معلمان نیز در اختیار شماست.
حالا با استفاده از این اطلاعات، برنامه هفتگی تولید میشود.
در اینجا دیگر لازم نیست برای هر خروجی، همه چیز را از ابتدا آماده کنیم.
میتوان برنامه را از زاویههای مختلف مشاهده و چاپ کرد:
برنامه مدرسهمحور:
برای دیدن برنامه کلاسها و وضعیت کلی مدرسه.
برنامه معلممحور:
برای اینکه هر معلم برنامه مربوط به خودش را داشته باشد.
برنامه درسمحور:
برای بررسی برنامه از نگاه درسها.
یعنی اطلاعاتی که یک بار آماده شدهاند، میتوانند چند بار مورد استفاده قرار بگیرند.
این دقیقاً همان چیزی است که در مدیریت و برنامهریزی مدرسه ارزش زیادی دارد.
اگر اطلاعات اولیه درست نباشد، مشکل ادامه پیدا میکند
حالا روی دیگر ماجرا را ببینیم.
گاهی یک اشتباه کوچک در ابتدای کار، در همان مرحله تمام نمیشود.
فرض کنید یکی از اطلاعات مربوط به کلاس یا برنامه اشتباه باشد.
ممکن است نتیجه این باشد:
اطلاعات نادرست → برنامه نادرست → اصلاح برنامه → چاپ مجدد → هماهنگی دوباره → اتلاف زمان
هر مرحله بهتنهایی شاید چندان مهم نباشد، اما وقتی این اتفاق چند بار تکرار شود، مقدار زمان و انرژی از دسترفته قابل توجه خواهد بود.
به همین دلیل، کاهش خطا و دوبارهکاری در مدیریت مدرسه فقط به معنی جلوگیری از یک اشتباه نیست.
در واقع، جلوی زنجیرهای از کارهای اضافی گرفته میشود.
زیان مرکب در مدیریت مدرسه چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، همانطور که کارهای درست میتوانند روی یکدیگر اثر مثبت بگذارند، مشکلات کوچک و تکرارشونده هم میتوانند اثر منفی داشته باشند.
یک بینظمی کوچک اگر هر روز تکرار شود، دیگر کوچک نیست.
یک ورود اطلاعات اضافی اگر دهها بار تکرار شود، دیگر فقط چند دقیقه زمان نیست.
یک اصلاح کوچک اگر هر بار باعث اصلاح چند خروجی دیگر شود، هزینه آن بیشتر از خود اصلاح اولیه خواهد بود.
بنابراین میتوان گفت:
در مدیریت مدرسه، بینظمی و دوبارهکاری نیز میتوانند اثر مرکب داشته باشند.
هرچه این مشکلات بیشتر تکرار شوند، زمان بیشتری از مجموعه مدرسه میگیرند.
آیا برای مدیریت بهتر مدرسه باید بیشتر کار کنیم؟
شاید اولین فکری که هنگام زیاد شدن کارهای مدرسه به ذهنمان میرسد این باشد:
«باید سریعتر کار کنیم.»
اما همیشه مشکل از سرعت کار نیست.
گاهی مشکل از این است که یک کار را چند بار انجام میدهیم.
یا اطلاعاتی را که قبلاً ثبت کردهایم، دوباره وارد میکنیم.
یا برای تهیه هر خروجی، از ابتدا شروع میکنیم.
در چنین شرایطی شاید سؤال بهتر این باشد:
«چطور فرآیند انجام این کار را بهتر کنیم؟»
این تغییر کوچک در نگاه میتواند تأثیر زیادی در بهرهوری مدیریت مدرسه داشته باشد.
اطلاعات را یک بار ثبت کنیم، چند بار استفاده کنیم
یکی از سادهترین راههای کاهش دوبارهکاری در مدرسه، استفاده مجدد از اطلاعات است.
وقتی اطلاعات کلاسها، معلمان، ساعات و سایر اطلاعات مورد نیاز یک فرآیند بهدرستی ثبت شده باشد، منطقی است که در صورت امکان از همان اطلاعات در مراحل بعدی نیز استفاده شود.
این کار دو مزیت مهم دارد:
۱. صرفهجویی در زمان
نیازی نیست اطلاعات مشابه را چند بار وارد کنیم.
۲. کاهش احتمال خطا
هر بار ورود دستی اطلاعات میتواند احتمال اشتباه را افزایش دهد.
بنابراین، یک بار ثبت صحیح اطلاعات میتواند هم زمان مدیریت مدرسه را کاهش دهد و هم بخشی از خطاهای قابل پیشگیری را کمتر کند.
دفتر حضور و غیاب معلمان؛ ادامه همان فرآیند
یک مثال دیگر، دفتر حضور و غیاب معلمان است.
وقتی برنامه هفتگی و اطلاعات مربوط به معلمان از قبل آماده شده باشد، میتوان در صورت وجود زیرساخت مناسب، از همین اطلاعات برای تهیه دفتر حضور و غیاب نیز استفاده کرد.
یعنی به جای اینکه هر کار را کاملاً مستقل ببینیم، آنها را به شکل یک زنجیره در نظر بگیریم:
ثبت اطلاعات → برنامهریزی → تولید برنامه → استفاده از اطلاعات در کارهای بعدی
این نگاه باعث میشود نرمافزار یا ابزار مدیریتی فقط وسیلهای برای انجام یک کار نباشد؛ بلکه به ارتباط بین فرآیندهای مختلف کمک کند.
آفتابیک؛ یک نمونه از این نگاه به مدیریت مدرسه
در آفتابیک نیز تلاش شده بخشی از کارهای مدرسه به صورت زنجیرهای دیده شوند.
برای مثال، اطلاعات مربوط به مدرسه، کلاسها، ساعات و ابلاغ معلمان میتواند برای تولید برنامه هفتگی مورد استفاده قرار بگیرد.
بعد از تهیه برنامه نیز میتوان خروجیهای مختلفی مانند برنامه مدرسه، برنامه معلمان و برنامه درسها را در اختیار داشت.
همچنین اطلاعات برنامه میتواند در فرآیند تهیه دفتر حضور و غیاب معلمان مورد استفاده قرار بگیرد.
ایده اصلی ساده است:
اگر اطلاعاتی را یک بار درست وارد کردهایم، تا جایی که امکان دارد نباید دوباره همان کار را انجام دهیم.
این نگاه، یکی از روشهای ساده برای کاهش کارهای تکراری در مدیریت مدرسه است.
چند دقیقه صرفهجویی در مدیریت مدرسه واقعاً مهم است؟
فرض کنید یک کار اداری فقط ۱۰ دقیقه سریعتر انجام شود.
۱۰ دقیقه عدد بزرگی نیست.
اما اگر همان کار ۳۰ بار در طول سال انجام شود، ۳۰۰ دقیقه، یعنی ۵ ساعت زمان ذخیره شده است.
حالا اگر همین صرفهجویی برای چند فرآیند دیگر نیز اتفاق بیفتد، مقدار زمان آزادشده بیشتر میشود.
مهمتر از آن، این زمان میتواند صرف کارهایی شود که واقعاً به حضور و تصمیمگیری مدیر یا معاون نیاز دارند.
برای همین است که در مدیریت مدرسه نباید فقط به صرفهجویی یکباره نگاه کرد.
گاهی یک صرفهجویی کوچک، وقتی بارها تکرار شود، نتیجه بزرگی ایجاد میکند.
مدیریت مدرسه فقط سریعتر کار کردن نیست
یک مدیر یا معاون مدرسه قرار نیست تمام وقت خود را صرف ورود اطلاعات، تهیه جدول، اصلاح فایلها و چاپ دوباره خروجیها کند.
بخش مهمی از مدیریت، تصمیمگیری، هماهنگی، بررسی شرایط مدرسه و ارتباط با معلمان و دانشآموزان است.
بنابراین هرچه بتوانیم بخشی از کارهای تکراری و قابل سادهسازی را بهتر مدیریت کنیم، فرصت بیشتری برای کارهای مهمتر باقی میماند.
در واقع، هدف از سادهسازی فرآیندهای اداری این نیست که فقط کارها سریعتر تمام شوند.
هدف این است که زمان بیشتری برای مدیریت واقعی مدرسه داشته باشیم.
سود مرکب در مدیریت مدرسه از تغییرهای کوچک شروع میشود
لازم نیست برای ایجاد تغییر در مدیریت مدرسه حتماً یک تحول بزرگ اتفاق بیفتد.
گاهی تغییر از یک سؤال ساده شروع میشود:
آیا میتوان این کار را یک بار انجام داد و نتیجه آن را در چند جای دیگر هم استفاده کرد؟
بعد سؤال بعدی:
آیا میتوان یک کار تکراری را سادهتر کرد؟
و بعد:
آیا میتوان احتمال خطای انسانی را در این مرحله کمتر کرد؟
همین سؤالهای ساده، اگر بهطور مداوم مطرح شوند، میتوانند به مرور فرآیندهای کاری مدرسه را بهتر کنند.
یک سؤال ساده برای مدیران و معاونان
شاید بد نباشد هر چند وقت یکبار، هنگام انجام یک کار اداری، از خودمان بپرسیم:
کاری که امروز انجام میدهم، آیا کار فردا را هم آسانتر میکند؟
اگر پاسخ مثبت باشد، احتمالاً فقط یک کار را انجام ندادهایم؛ بلکه برای کارهای بعدی هم چیزی ساختهایم.
و اگر پاسخ منفی باشد، شاید ارزش داشته باشد کمی به فرآیند انجام آن کار فکر کنیم.
آیا اطلاعات را دوباره وارد میکنیم؟
آیا یک خروجی را چند بار تهیه میکنیم؟
آیا کاری را که میتواند از اطلاعات قبلی استفاده کند، دوباره از صفر شروع میکنیم؟
گاهی پاسخ همین سؤالها، مسیر سادهتری برای مدیریت بهتر مدرسه و کاهش دوبارهکاری نشان میدهد.
جمعبندی؛ یک کار خوب، پایه کار خوب بعدی
مدیریت مدرسه مجموعهای از کارهای جدا از هم نیست.
خیلی از کارها به یکدیگر وابستهاند.
برنامه هفتگی میتواند به کارهای بعدی کمک کند.
اطلاعات درست میتواند چند بار استفاده شود.
یک فرآیند ساده میتواند زمان مدیر و معاون را آزاد کند.
و یک اشتباه کوچک، اگر مرتب تکرار شود، میتواند باعث چندین کار اضافی شود.
پس شاید بتوان مفهوم سود و زیان مرکب را در مدیریت مدرسه اینطور خلاصه کرد:
یک کار خوب → یک نتیجه خوب → استفاده از نتیجه در کار بعدی → صرفهجویی بیشتر → دوبارهکاری کمتر → نظم بیشتر
در طرف مقابل:
یک بینظمی کوچک → تکرار → اصلاحهای بیشتر → زمان بیشتر → خستگی و دوبارهکاری
مدیریت بهتر همیشه به معنی انجام کارهای بیشتر نیست.
گاهی یعنی یک کار را درستتر انجام دهیم تا کارهای بعدی سادهتر شوند.
شاید همین تغییرهای کوچک، در پایان یک سال تحصیلی، بیشتر از چیزی که فکر میکنیم تفاوت ایجاد کنند.